Gesprächsnotizen

Gesprächsnotiz anlegen

Für jeden Vertriebspartner, Kunden oder Interessenten besteht die Möglichkeit, Gesprächsnotizen zu hinterlegen:

1. Suchen Sie die gewünschte Adresse, zu der Sie eine Notiz hinzufügen möchten.
2. Öffnen Sie die Detailansicht dieser Adresse – dort, wo Sie auch Name und Adresse bearbeiten können.
3. Am Ende dieser Seite finden Sie den Button „Gesprächsnotizen“. Mit einem Klick darauf erscheint eine Liste aller bereits für diese Adresse hinterlegten Notizen.

Beachten Sie: Wenn dieselbe Adresse sowohl als Vertriebspartner als auch als Kunde gespeichert ist, werden die Notizen separat gespeichert. Notizen, die unter den Kundendaten angelegt wurden, sind nicht in den Daten des Vertriebspartners sichtbar.

Um eine neue Gesprächsnotiz zu erstellen, klicken Sie auf „Neu“.

• Dem Empfänger anzeigen: Falls Kunde oder Vertriebspartner Einblick in seine eigenen Daten im Office haben, können Sie bestimmen, ob diese Person die Notiz sehen kann oder nicht, indem Sie das Häkchen setzen oder entfernen.
• Dritten Personen anzeigen: Legt fest, ob andere Partner, die Zugang zu dieser Adresse haben, die Notiz sehen können.
• Thema: Legen Sie das Thema der Notiz fest.
• Status: Vergeben Sie einen Status für das Gespräch. Die Software überwacht diesen Status nicht; er dient lediglich als zusätzliche Markierung.
• Gesprächsdatum und -zeit: Wann hat das Gespräch stattgefunden?
• Bis: Ende des Gesprächs. Wie lange dauerte das Gespräch?
• Erinnerungsdatum: Wann möchten Sie an das Gespräch erinnert werden?
• Erinnerung an ..: Legen Sie fest, wer eine Erinnerung erhalten soll – Vermittler, Firma oder ein zweiter Vermittler.

Gesprächsnotiz per E-Mail versenden: Beachten Sie den Betreff!

Haben Sie eine Gesprächsnotiz verfasst, können Sie diese nicht nur speichern, sondern auch direkt per E-Mail an den zugehörigen Kunden oder Interessenten senden. Wählen Sie dazu einfach die Option „Speichern und per E-Mail versenden„.

Ein wichtiger Hinweis: Achten Sie darauf, dass Sie auch den Betreff der E-Mail ausfüllen, der sich oberhalb der Gesprächsnotiz befindet. Obwohl der Betreff für die reine Gesprächsnotiz selbst nicht zwingend erforderlich ist, sollte er bei einem E-Mail-Versand nicht fehlen. Ein versehentlich unbeabsichtigter Versand ohne Betreff könnte sonst schnell passieren und wirkt unprofessionell.

Schnelle Anlage von Gesprächsnotizen während eines Anrufs:

Wir wissen, wie wertvoll Ihre Zeit ist, insbesondere wenn Sie mitten in der Arbeit sind und das Telefon klingelt. Für solche Momente haben wir eine Funktion entwickelt, die Ihnen ermöglicht, im Handumdrehen eine Gesprächsnotiz zu erstellen. In der oberen Leiste Ihrer Software finden Sie ein Icon, das durch mehrere horizontal angeordnete Striche dargestellt wird. Ein Klick darauf bringt Sie direkt in den Bereich für Gesprächsnotizen. Eine leere Seite wird für Sie geöffnet, bereit, den Inhalt Ihres laufenden Gesprächs aufzunehmen.

Standardmäßig wird diese Notiz dem derzeit angemeldeten Benutzer zugeordnet. Nachdem Sie Ihre Notiz abgeschlossen haben, können Sie diese dem entsprechenden Kontakt – ob Kunde, Vertriebspartner oder Interessent – zuweisen. Wählen Sie einfach den Typ des Anrufers und geben Sie den Namen der Person ein, um die Notiz dem richtigen Kontakt zuzuordnen. So verpassen Sie nie wieder wichtige Gesprächsdetails, selbst wenn Sie unerwartet unterbrochen werden.

Status der Gesprächsnotizen

Über Assistent → Gesprächsnotizen Status können Sie verschiedene Statuslabels als Vorlagen für Ihre Notizen erstellen.

Einsatzbeispiel von Status in der Praxis:

Eines der leistungsstärksten Features unserer Software sind die Gesprächsnotizen, insbesondere die Möglichkeit, jedem Gespräch einen Status zuzuweisen. Obwohl dieses Tool einfach erscheint, kann es, wenn es richtig genutzt wird, zu einer unschätzbaren Ressource für Ihr Kundenbeziehungsmanagement werden. Die richtige Verwendung von Status kann Ihnen helfen, den Überblick über den Fortschritt und die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu behalten. Im Folgenden möchten wir Ihnen anhand von praxisnahen Beispielen demonstrieren, wie Sie die Statusfunktion effektiv nutzen können, um Kundenkontakte effizienter und gezielter zu gestalten.

1. Unternehmen, das Wasserfilter verkauft:

Statusliste:

• Anfrage: Dieser Status wird genutzt, wenn ein Kunde zum ersten Mal nach einem Produkt fragt oder generelles Interesse zeigt.
• Beratung: Dieser Status wird angewendet, wenn der Kunde nach dem ersten Kontakt detaillierte Informationen und Empfehlungen erhält.
• Angebot gesendet: Nachdem dem Kunden ein Angebot zugeschickt wurde.
• Verkauf abgeschlossen: Wenn der Kunde einen Kauf getätigt hat.
• Service-Follow-up: Nachdem ein Service (z.B. Filterwechsel) durchgeführt wurde.

Anwendungsbeispiel: Ein Kunde ruft an und zeigt Interesse an einem Wasserfilter. Die erste Gesprächsnotiz wird mit dem Status „Anfrage“ angelegt. Nach einer detaillierten Beratung wird der Status in der Notiz auf „Beratung“ aktualisiert. Ein Angebot wird dem Kunden zugeschickt und der Status ändert sich zu „Angebot gesendet“. Wenn der Kunde den Wasserfilter kauft, wird die Notiz auf „Verkauf abgeschlossen“ gesetzt. Nach einigen Monaten, wenn ein Techniker den Filter wechselt, wird eine neue Notiz mit dem Status „Service-Follow-up“ erstellt.

2. Schmuckgeschäft:

Statusliste:

• Interessiert: Ein Kunde zeigt Interesse an einem bestimmten Schmuckstück, hat aber noch nicht gekauft.
• Reservierung: Der Kunde hat ein Schmuckstück für eine gewisse Zeit reservieren lassen.
• Kauf: Der Kunde hat ein Schmuckstück erworben.
• Reparatur/Anpassung: Ein gekauftes Schmuckstück wurde zur Reparatur oder Anpassung abgegeben.
• Abgeholt: Der Kunde hat das Schmuckstück nach Reparatur/Anpassung abgeholt.

Anwendungsbeispiel: Eine Kundin betritt das Geschäft und zeigt Interesse an einem Diamantring, kauft ihn jedoch noch nicht. Eine Gesprächsnotiz mit dem Status „Interessiert“ wird erstellt. Ein paar Tage später ruft sie an und bittet darum, den Ring für sie zu reservieren. Der Status wird zu „Reservierung“ aktualisiert. Nach einer Woche kommt sie wieder und kauft den Ring – Statusänderung zu „Kauf“. Einige Monate später gibt sie den Ring zur Größenanpassung ab, wodurch eine neue Notiz mit dem Status „Reparatur/Anpassung“ erstellt wird. Sobald sie den Ring wieder abholt, wird dieser Status auf „Abgeholt“ aktualisiert.

Durch solche Statusangaben können Unternehmen den Überblick über den Fortschritt und die Bedürfnisse ihrer Kunden behalten. Es hilft auch dabei, Kundenkontakte effizienter und gezielter zu gestalten.

Thema der Gesprächsnotiz

Unter Assistent → Gesprächsnotizen Thema können Sie Ihre Gespräche nach verschiedenen Themen kategorisieren. Beispiele für Themen könnten „Verkaufsgespräch“ oder „Kundenberatung“ sein. Sie können beliebig viele Themen erstellen und diese sogar hierarchisch anordnen.

• Standardvorlage: Diese Gruppe an Themen wird durch einen „Office“-Mitarbeiter angelegt. Es ist für alle Vertriebspartner sichtbar und nutzbar, kann aber nur von dem Officemitarbeiter geändert oder gelöscht werden.
• Persönliche Vorlage: Individuelle Themen, die nur vom Ersteller gesehen und verwendet werden können.
• Untergeordnete Themen: Sie können zu einem Hauptthema mehrere Unterkategorien hinzufügen.

Unendliche Themenmöglichkeiten für Ihre Gesprächsnotizen:

In unserer Software haben Sie die Freiheit, eine unbegrenzte Anzahl von Themen für Ihre Gesprächsnotizen zu erstellen. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, die Nuancen und Besonderheiten jedes Kundengesprächs präzise festzuhalten. Zum Beispiel könnten Sie ein Thema namens „Produktanfragen“ für Gespräche einrichten, in denen ein Kunde spezifische Fragen zu einem Ihrer Produkte hat. Ein weiteres Thema könnte „Beschwerdemanagement“ sein, um Interaktionen zu kennzeichnen, bei denen Kunden Unzufriedenheit ausdrücken. Die richtige Zuordnung von Themen ermöglicht es Ihnen, später effizient durch Ihre Notizen zu navigieren und gezielte Auswertungen vorzunehmen. Indem Sie Ihre Gespräche systematisch thematisch kategorisieren, können Sie Trends und wiederkehrende Anliegen in Ihrer Kundschaft schnell identifizieren und handeln.

Suchen der Gesprächsnotiz

Gesprächsnotizen effizient suchen und verwalten:

Mit der Zeit sammeln sich eine Menge Gesprächsnotizen an, die verschiedenen Partnern, Kunden oder Interessenten zugeordnet sind. Es kann zu einer echten Herausforderung werden, den Überblick zu behalten. Doch keine Sorge, wir haben dafür gesorgt, dass Sie stets den Zugriff auf Ihre gesammelten Notizen haben.

Gehen Sie einfach zur Seite „Assistent“ und wählen Sie „Gesprächsnotizen, alle Gesprächsnotizen“. Hier werden Ihnen alle bisher angelegten Gesprächsnotizen angezeigt. Um gezielt nach bestimmten Notizen zu suchen, können Sie verschiedene Filter setzen:

• Gesprächsdatum: Das genaue Datum, an dem das Gespräch stattgefunden hat.
• Erinnerungsdatum: Sollten Sie eine Erinnerung zu einer bestimmten Gesprächsnotiz gesetzt haben, können Sie hiermit nach dem Datum suchen, an welchem Sie benachrichtigt werden möchten.

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, direkt nach dem Namen des Gesprächspartners, dem zugeordneten Thema oder dem aktuellen Status der Notiz zu suchen.

Wenn Sie eine Gesprächsnotiz gefunden haben und sie genauer betrachten oder bearbeiten möchten, führen Sie einfach einen Doppelklick auf die betreffende Notiz aus. Sie werden dann in die detaillierte Ansicht weitergeleitet, wo Sie sämtliche Informationen einsehen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen können.

Warum Gesprächsnotizen für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind

In der heutigen Geschäftswelt, wo der Wettbewerb intensiv und der Kunde König ist, können Details den Unterschied ausmachen. Hier setzen Gesprächsnotizen an – ein mächtiges, aber oft übersehenes Instrument. Doch warum sind sie so wichtig für Ihr Unternehmen?

1. Dokumentation und Rückverfolgbarkeit: Jedes Mal, wenn Sie mit einem Kunden, Partner oder Interessenten sprechen, gibt es zahlreiche Informationen, die ausgetauscht werden. Mit Gesprächsnotizen können Sie jedes Detail dieses Gesprächs festhalten und bei Bedarf darauf zurückgreifen.
2. Verbessertes Kundenverständnis: Durch das systematische Erfassen von Gesprächsinhalten können Sie tiefe Einblicke in die Bedürfnisse, Wünsche und Erwartungen Ihrer Kunden gewinnen. Diese Erkenntnisse ermöglichen es, Angebote und Dienstleistungen besser auf den Kunden zuzuschneiden.
3. Förderung der Teamzusammenarbeit: Teilen Sie relevante Informationen mit Ihren Kollegen, sodass jeder im Team über den aktuellen Stand der Dinge informiert ist. Dies vermeidet Kommunikationsbrüche und sorgt für ein konsistentes Kundenerlebnis.
4. Verantwortung und Transparenz: Notizen bieten einen klaren Überblick über frühere Interaktionen. Dies kann bei eventuellen Unstimmigkeiten nützlich sein, um Missverständnisse zu klären und Verantwortlichkeiten zuzuweisen.
5. Effektives Zeitmanagement: Durch die Hinterlegung von Erinnerungsdaten in Ihren Notizen können Sie sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Follow-ups oder Termine vergessen. Dies erhöht die Effizienz und sorgt für pünktliche Reaktionen.
6. Steigerung der Kundenzufriedenheit: Wenn ein Kunde sieht, dass Sie sich an Details aus früheren Gesprächen erinnern, fühlt er sich wertgeschätzt und ernst genommen. Dies kann die Kundenbindung und -loyalität stark fördern.

Gesprächsnotizen sind somit weit mehr als nur ein organisatorisches Hilfsmittel. Sie sind eine Goldgrube an Informationen, die Ihnen dabei helfen können, Ihr Geschäft effizienter zu führen, Kundenbeziehungen zu stärken und letztlich Ihren Umsatz zu steigern. Nutzen Sie diese Funktion in Ihrer Software optimal, und lassen Sie sie zu einem zentralen Bestandteil Ihres Geschäftsalltags werden.

Anwendungsmöglichkeiten von Gesprächsnotizen in verschiedenen Geschäftsfeldern

Unternehmen, das Wasserfilter verkauft:

• Notiz nach einem Kundengespräch: „Kunde klagt über Kalkflecken auf Geschirr. Empfohlener Filter: Modell X123. Folgeanruf in 2 Wochen geplant, um Feedback zum Produkt zu erhalten.“
• Notiz nach einem Serviceanruf: „Filter in Küche am 12. Mai gewechselt. Nächstes Wechselintervall: November. Erinnerung für Kundenservice setzen.“

Schmuckgeschäft:

• Notiz nach einer Beratung: „Kundin sucht nach einem Diamantring für ihren Jahrestag im Juli. Zeigte Interesse an Design Y456. Möchte mit Ehemann zurückkommen.“
• Notiz nach einem Verkauf: „Herr Müller hat eine Halskette für Frau Müller’s Geburtstag gekauft. Hinweis: Sie mag Roségold und Vintage-Designs.“

Unternehmen, das Fotovoltaikanlagen verkauft:

• Notiz nach einem Erstgespräch: „Kunde hat großes Interesse, aber Sorgen wegen der Dachausrichtung. Technikerbesuch zur Überprüfung geplant für nächste Woche.“
• Notiz nach der Installation: „Anlage am 3. Juni installiert. Kunde möchte in 3 Monaten eine Überprüfung der Energieeinsparungen.“

Unternehmen für Nahrungsergänzungsmittel:

• Notiz nach einer Anfrage: „Kunde hat Verdauungsprobleme und sucht nach Probiotika. Empfehlung: Produkt Z789. Hinweis: Allergie gegen Laktose.“
• Notiz nach einem Feedbackgespräch: „Kundin berichtet über positive Erfahrungen mit unserem Vitamin D3-Produkt während der Wintermonate.“