Änderungen an Bestellungen in der Warenwirtschaft

In der Warenwirtschaft ist es möglich, Bestellungen unkompliziert zu modifizieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Bestellung direkt aus dem Shop stammt oder intern in der Warenwirtschaft erstellt wurde. Dennoch gibt es einige Aspekte im Änderungsprozess, die beachtet werden müssen. Wichtig zu wissen ist, dass Modifikationen nur an Bestellungen vorgenommen werden können, solange:

• die Bestellung noch nicht bezahlt wurde,
• darauf keine Provision berechnet wurde,
• keine Rechnung dafür ausgestellt wurde und
• sie nicht bereits storniert wurde.

Änderung einer Bestellung im System

Um eine Bestellung in der Warenwirtschaft zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie zu Aufträge > Bestellungen.
2. Sie werden nun eine Übersicht über alle vorhandenen Bestellungen sehen. Suchen Sie die Bestellung heraus, die Sie ändern möchten. Achten Sie darauf, dass die gewünschte Bestellung weder storniert, bezahlt, noch mit einer Rechnung verknüpft ist und für sie keine Provision berechnet wurde.
3. Durch einen Doppelklick auf die gewählte Bestellung gelangen Sie in die detaillierte Ansicht der Bestellpositionen.
4. In dieser Ansicht können Sie nun die gewünschten Änderungen vornehmen. Falls die Bestellung aus mehreren Positionen besteht, klicken Sie einfach auf die jeweilige Position, um deren Details einzusehen und zu bearbeiten.
5. Innerhalb der Bestellposition können Sie diverse Anpassungen vornehmen, beispielsweise die Artikelnummer austauschen, die Artikelbeschreibung ändern, zusätzliche Informationen einfügen, Seriennummern und dazugehörige Anmerkungen bearbeiten und vieles mehr.
6. Falls Sie nachträglich einen Rabatt gewähren möchten, ist auch dies an dieser Stelle möglich.
7. Abschließend ist es wichtig, dass Sie auf den Button Speichern klicken. Andernfalls werden die von Ihnen vorgenommenen Änderungen nicht gespeichert und gehen verloren.

Aktualisierungsfunktion bei Bestelländerungen

Direkt in der Bearbeitungsansicht einer Bestellung befindet sich im unteren Bereich die Schaltfläche Aktualisierung. Diese Funktion spielt eine wichtige Rolle, wenn es um die Neuberechnung und Anpassung von Bestellungen geht.

Durch Klicken auf Aktualisierung wird die gesamte Bestellung neu berechnet, basierend auf aktuellen Daten und Einstellungen. Beispielsweise, wenn bei einem Kunden nachträglich eine Umsatzsteuer-ID hinzugefügt wurde, kann dies dazu führen, dass eine zuvor mit Mehrwertsteuer berechnete Bestellung nun steuerfrei behandelt wird. Ebenso werden Änderungen in Produktkonditionen oder Preisanpassungen berücksichtigt.

Es ist möglich, diese Funktion zu nutzen, um sicherzustellen, dass die Bestellung den neuesten Vorgaben und Konditionen entspricht. Dennoch sollte man vorsichtig sein: Wenn Sie ältere Bestellungen bearbeiten, kann die Aktualisierungsfunktion diese Bestellungen gemäß den aktuellen Konditionen und Preisen anpassen. Das könnte zu unerwünschten Anpassungen führen, wenn historische Daten oder Konditionen beibehalten werden sollen.

Sicherheitseinstellungen für Bestelländerungen

Die Warenwirtschaft bietet diverse Sicherheitseinstellungen, um unerwünschte Änderungen an Bestellungen zu verhindern. Dies dient dazu, versehentliche Änderungen zu vermeiden und die Integrität der Buchhaltung und der Geschäftsprozesse zu gewährleisten.

Auf der Seite Einstellungen unter dem Reiter Aufträge finden Sie die Auftragseinstellungen. Dort gibt es zwei Optionen, die die Bearbeitung von Bestellungen regeln:

1. Erlauben Sie die Bestellungen zu ändern, wenn eine Rechnung vorliegt.
2. Erlauben Sie die Bestellungen zu ändern, wenn diese bezahlt ist.

Wenn Sie Änderungen an Bestellungen vornehmen möchten, die bereits bezahlt wurden oder für die bereits eine Rechnung ausgestellt wurde, müssen Sie sicherstellen, dass diese beiden Optionen aktiviert sind. Ohne die entsprechenden Häkchen in diesen Optionen werden Sie beim Versuch, solche Bestellungen zu ändern, stets eine Fehlermeldung erhalten, die das Speichern der Änderungen verhindert.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie diese Einstellungen ändern, wird automatisch eine Benachrichtigung an die Firma gesendet. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten über solche wesentlichen Einstellungsänderungen informiert sind und verhindert ungewollte Handlungen im Verborgenen. Es wird dringend empfohlen, diese Optionen mit Bedacht zu verwenden, um die Integrität Ihrer Daten zu gewährleisten.

Änderung einer bereits bezahlten Bestellung

Einmal bezahlte Bestellungen sollten im Normalfall nicht mehr modifiziert werden. Der Grund dafür liegt in der bereits erfolgten Buchung des Zahlungseingangs auf dem Kundenkonto. Zum Zeitpunkt dieser Buchung lag eine Bestellung mit einem bestimmten Wert vor, und diese Buchungen glichen sich aus. Wenn Sie die Bestellung abändern, wird oft vergessen, dass bereits ein Zahlungseingang mit einem festen Wert auf dem Kundenkonto verbucht wurde. Dies kann zu Differenzen führen, die später schwer auszubügeln sind.

Muss eine bereits bezahlte Bestellung dennoch geändert werden, so ist es zwingend erforderlich, zuerst den Zahlungseingang rückgängig zu machen. Eine detaillierte Anleitung dazu finden Sie hier. Nachdem dies geschehen ist, kann die Bestellung angepasst werden. Danach sollte der Zahlungseingang erneut und mit dem angepassten Betrag verbucht werden. Dies stellt sicher, dass der Saldo des betreffenden Kundenkontos stets korrekt und ausgeglichen bleibt.

Änderung einer Bestellung mit bestehendem Rechnungsbeleg

Haben Sie bereits eine Rechnung für eine Bestellung erstellt und müssen dennoch Änderungen daran vornehmen? Hier sind die Schritte und Einschränkungen, die zu beachten sind:

1. Einschränkungen: Bei Bestellungen, für die bereits ein Rechnungsbeleg vorliegt, sind die Änderungsmöglichkeiten eingeschränkt. Während Sie problemlos Beschreibungen und andere Textinformationen anpassen können, die keinen Einfluss auf den Gesamtbetrag haben, müssen Sie bei anderen Änderungen vorsichtig sein.
2. Bestellpositionen ändern: Innerhalb einer bestehenden Bestellposition können Mengen oder Rabatte angepasst werden. Jedoch ist es nicht möglich, eine völlig neue Bestellposition zu dieser Bestellung hinzuzufügen. Sollte es erforderlich sein, weitere Artikel oder Dienstleistungen in Rechnung zu stellen, müssen Sie diese in eine separate Bestellung aufnehmen und mit einem neuen Rechnungsbeleg abbilden.
3. Speichern: Nachdem Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen haben, ist es wichtig, dass Sie auf Speichern klicken, um die Änderungen zu übernehmen.
4. Rechnungsbeleg aktualisieren: Damit die Änderungen auch im Rechnungsbeleg sichtbar werden, müssen Sie diesen neu generieren. Navigieren Sie dazu zu Aufträge, dann zu Rechnungen, wählen Sie den Bereich Alte Rechnungen aus, geben Sie die betreffende Rechnungsnummer ein und klicken Sie auf RG Vorschau. Dieser Schritt sorgt dafür, dass die ursprüngliche PDF-Rechnung durch eine aktualisierte Version ersetzt wird, die die kürzlich vorgenommenen Änderungen widerspiegelt.

Stornierte Bestellungen: Keine Änderungen möglich

Einmal stornierte Bestellungen sind in der Systemlogik festgelegt und können nicht mehr bearbeitet oder entfernt werden. Dies dient der Nachvollziehbarkeit und Integrität der Transaktionshistorie. Daher sollten Sie eine Bestellung nur dann stornieren, wenn Sie ausdrücklich einen Stornobeleg für buchhalterische oder nachweisliche Zwecke benötigen. Wenn Sie eine Bestellung lediglich aus dem System entfernen möchten, ohne einen solchen Beleg zu generieren, empfehlen wir, sie zu löschen und nicht zu stornieren. Für weitere Informationen zum Thema Stornierungen und wann diese angewendet werden sollten, verweisen wir Sie auf unsere detaillierte Beschreibung von Storno.