Duplikatprüfung

Vermeidung von doppelten Datensätzen

In unserer Datenbank unterscheiden wir zwischen drei Arten von Adressen: Interessenten, Kunden und Vertriebspartner. Es kommt häufig vor, dass eine Person, die als neuer Vertriebspartner angelegt werden soll, bereits in der Datenbank als Kunde existiert. Um die Anlage von Duplikaten zu vermeiden, bieten wir eine Duplikatprüfung an.

Die Duplikatprüfung verhindert, dass dieselbe Person mehrfach unter verschiedenen Kategorien (als Interessent, Kunde oder Vertriebspartner) in der Datenbank geführt wird.

Einstellungen für Duplikatprüfung

Auf der Seite „Einstellungen – Duplikate“ in unserer Software finden Sie die Einstellungen zur Duplikatprüfung. Hier können Sie individuell festlegen, wie mit potenziellen Duplikaten umgegangen wird. Die Seite ist in drei Hauptbereiche unterteilt:

1. Duplikate Interessenten
2. Duplikate Kunden
3. Duplikate Vertriebspartner

Für jede dieser Kundengruppen können Sie individuelle Einstellungen vornehmen.

1. Bereich: Duplikate Interessenten

• Als Interessenten:
  • Duplikat erstellen: Wird ein Interessent angelegt und in der Spalte „Als Interessenten“ die Einstellung „Duplikat erstellen“ gewählt, bedeutet dies, dass der neue Interessent angelegt wird, selbst wenn bereits ein Interessent mit denselben Daten existiert.
  • Duplikat erstellen und Meldung bringen: Wird ein Interessent angelegt und in der Spalte „Als Interessenten“ die Einstellung „Duplikat erstellen“ gewählt, bedeutet dies, dass der neue Interessent angelegt wird, selbst wenn bereits ein Interessent mit denselben Daten existiert.
  • Nicht erlauben, ein Duplikat zu erstellen: Diese Einstellung verhindert, dass ein Interessent erneut angelegt wird, falls er bereits in der Tabelle der Interessenten vorhanden ist.
• Als Kunden:
  • Duplikat erstellen
  • Duplikat erstellen und Meldung bringen
  • Nicht erlauben, ein Duplikat zu erstellen
• Als Vertriebspartner:
  • Duplikat erstellen
  • Duplikat erstellen und Meldung bringen
  • Nicht erlauben, ein Duplikat zu erstellen

2. Bereich: Duplikate Kunden

• Als Kunden:
  • Duplikat erstellen
  • Duplikat erstellen und Meldung bringen
  • Nicht erlauben, ein Duplikat zu erstellen
• Als Interessent:
  • Duplikat erstellen
  • Duplikat erstellen und Meldung bringen
  • Nicht erlauben, ein Duplikat zu erstellen
• Als Vertriebspartner:
  • Duplikat erstellen
  • Duplikat erstellen und Meldung bringen
  • Nicht erlauben, ein Duplikat zu erstellen

3. Bereich: Duplikate Vertriebspartner

• Als Vertriebspartner:
  • Duplikat erstellen
  • Duplikat erstellen und Meldung bringen
  • Nicht erlauben, ein Duplikat zu erstellen
• Als Interessent:
  • Duplikat erstellen
  • Duplikat erstellen und Meldung bringen
  • Nicht erlauben, ein Duplikat zu erstellen
• Als Kunden:
  • Duplikat erstellen
  • Duplikat erstellen und Meldung bringen
  • Nicht erlauben, ein Duplikat zu erstellen

Beispiel 1: Anlegen eines neuen Kunden, der bereits als Interessent existiert

Zielsetzung:

Anlegen eines neuen Kunden in der Software, der bereits als Interessent existiert, mit einer Meldung über das Duplikat.

Vorgehensweise:

Um dieses Ziel zu erreichen, müssen bestimmte Einstellungen in allen drei Bereichen – Duplikate Interessenten, Duplikate Kunden und Duplikate Vertriebspartner – vorgenommen werden.

1. In allen drei Bereichen:
   • Gehen Sie zu den Einstellungen der Duplikate für Interessenten, Kunden und Vertriebspartner.
   • In jedem dieser Bereiche finden Sie das Feld „Als Interessent“.
2. Einstellungsoption in jedem Bereich:
   • Für das Feld „Als Interessent“ in allen drei Bereichen (Interessenten, Kunden, Vertriebspartner) wählen Sie die Option „Duplikat erstellen und Meldung bringen“.
   • Diese Einstellung bewirkt, dass bei der Anlage eines neuen Kunden, der bereits als Interessent vorhanden ist, der Prozess erfolgreich durchgeführt wird und gleichzeitig eine Benachrichtigung über das Duplikat ausgegeben wird.

Konfiguration der Duplikatprüfungstabelle

Im unteren Bereich sehen Sie eine Tabelle, diese Tabelle bezieht sich auf die Überprüfung aller Arten von Adressen: Interessenten, Kunden und Vertriebspartner. Die Tabelle ist folgendermaßen strukturiert:

Zeilen der Tabelle und ihre Bedeutung

1. E-Mail: Hier wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse bereits in der Datenbank vorhanden ist.
2. Vorname: Diese Zeile dient der Überprüfung, ob der angegebene Vorname schon existiert.
3. Nachname: Ähnlich wie beim Vornamen wird hier überprüft, ob der Nachname bereits verzeichnet ist.
4. PLZ (Postleitzahl): Über diese Zeile wird kontrolliert, ob die Postleitzahl bereits mit einer existierenden Adresse übereinstimmt.
5. Geburtsdatum: Diese Zeile prüft, ob das angegebene Geburtsdatum bereits in der Datenbank vorliegt.
6. Firma: Hier wird überprüft, ob der Name der Firma schon bei anderen Adressen genutzt wird.

Anpassbare Duplikatprüfung

Jede dieser Zeilen kann individuell aktiviert oder deaktiviert werden, um die Prüfung auf Duplikate Ihren individuellen Anforderungen anzupassen.

Anpassung der Duplikatprüfungs-Einstellungen

Um die Einstellungen für die Duplikatprüfung eines bestimmten Feldes zu ändern, gibt es zwei Wege:

1. Doppelklick auf die Zeile: Führen Sie einen Doppelklick in der entsprechenden Zeile der Tabelle durch. Dadurch gelangen Sie direkt zur Einstellung dieses Feldes.
2. Icon mit Stift: Klicken Sie im rechten Bereich der Tabelle auf das Stift-Symbol. Ein Fenster öffnet sich, das Ihnen die Möglichkeit bietet, die Einstellungen für das ausgewählte Feld anzupassen.

„Aktiv“: Aktivierung der Prüfung auf Duplikate

In diesem Fenster können Sie durch das Setzen eines Hakens die Duplikatprüfung für das gewählte Feld aktivieren oder deaktivieren. Ein wichtiger Hinweis zur Anwendung:

• Beispiel Feld „Vorname“: Es wird generell nicht empfohlen, die Duplikatprüfung für das Feld „Vorname“ zu aktivieren. Der Grund liegt darin, dass dieselbe Person ihren Namen unterschiedlich schreiben kann – manchmal mit zwei Vornamen, manchmal nur mit einem. Daher kann die Duplikatprüfung in diesem Fall zu ungenauen Ergebnissen führen. Möchte jemand dennoch dieses Feld für die Prüfung aktivieren, kann dies über das Setzen des entsprechenden Hakens erfolgen.

„Einzeln prüfen“

Die Einstellung „Einzeln prüfen“ ermöglicht eine differenziertere Überprüfung auf Duplikate, besonders wenn mehrere Felder für die Prüfung ausgewählt sind.

1. Mehrere Felder überprüfen: Nehmen wir an, Sie möchten die Felder Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse auf Duplikate prüfen.
2. Aktivierung von „Einzeln prüfen“ bei einem Feld: Wenn beispielsweise das Feld „E-Mail-Adresse“ mit der Option „Einzeln prüfen“ aktiviert ist, genügt die Übereinstimmung in diesem einen Feld, um ein Duplikat zu identifizieren.
   • Beispiel: Existiert bereits eine Adresse in Ihrer Datenbank mit derselben E-Mail-Adresse, wird diese Adresse als Duplikat erkannt, auch wenn Vorname und Nachname nicht übereinstimmen. Das Feld „E-Mail-Adresse“ hat hier ein Alleinstellungsmerkmal.
3. Keine Aktivierung von „Einzeln prüfen“: Wird diese Option bei keinem der Felder aktiviert, erfolgt die Duplikatserkennung nur, wenn alle ausgewählten Felder (in diesem Beispiel Vorname, Nachname und E-Mail) übereinstimmen.

Anwendungsszenarien

E-Mail als primäres Identifikationsmerkmal: In vielen Fällen ist die E-Mail-Adresse einzigartig und somit ein starkes Kriterium für die Duplikatserkennung. Die Aktivierung von „Einzeln prüfen“ bei der E-Mail-Adresse kann daher sinnvoll sein.