Ein individuell gestalteter Briefbogen hilft Ihnen nicht nur dabei, bei Ihren Kunden einen professionellen Eindruck zu hinterlassen, sondern stärkt auch Ihre Marke. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie den Standardbriefbogen in Ihrer Warenwirtschaft durch einen individuell gestalteten Briefbogen im PDF-Format ersetzen.
Anforderungen an den individuellen Briefbogen
Bevor Sie Ihren individuellen Briefbogen in die Warenwirtschaft integrieren, gibt es einige wichtige Anforderungen zu beachten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ihr Briefbogen sollte im PDF-Format vorliegen, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden. Bei der Gestaltung des Briefbogens haben Sie die Freiheit, den Kopf- und Fußbereich nach Ihren Wünschen zu personalisieren. Platzieren Sie hier Ihr Firmenlogo, Kontaktdaten, Bankverbindungen, Steuernummer und alle weiteren Informationen, die Sie für notwendig erachten.
Wichtig ist jedoch, dass der Hauptteil des Briefbogens – also die Mitte zwischen Kopf- und Fußzeile – frei von jeglichen Designelementen bleibt. Dieser Bereich ist für die Inhalte Ihrer Geschäftsdokumente, wie Rechnungen oder Angebote, reserviert. Die von der Software generierten Inhalte werden hier platziert, daher ist es wichtig, diesen Bereich für Text und Tabellen ungestaltet und frei zugänglich zu halten.
Indem Sie diese Anforderungen erfüllen, stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftsdokumente nicht nur professionell aussehen, sondern auch alle notwendigen Informationen klar und lesbar präsentieren.
Konfiguration des individuellen Briefbogens nach Ländern und Dokumententypen
Innerhalb der Warenwirtschaft ermöglicht der Bereich Einstellungen > Briefe > Briefbogen, PDF eine detaillierte Konfiguration Ihres individuellen Briefbogens.
Landesspezifische Briefbögen
Am Anfang der Seite finden Sie eine Auswahlmöglichkeit für das Land. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern tätig ist und für jede Niederlassung bzw. Betriebsstätte einen angepassten Briefbogen verwenden möchte. Wählen Sie das gewünschte Land aus der Liste aus, um den zugehörigen Briefbogen zu konfigurieren.
Dokumententypen
Direkt unter der Länderauswahl befindet sich eine Auflistung aller Dokumententypen, für die individuelle Briefbögen hinterlegt werden können:
- Briefbogen Rechnung
- Briefbogen Lieferschein
- Briefbogen Angebot
- Briefbogen Provisionsbeleg
- Briefbogen Mahnung
- Briefbogen Auftragsbestätigung
Für jeden dieser Dokumententypen können Sie einen spezifischen Briefbogen hinterlegen, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäftsdokumente einheitlich und markenkonform gestaltet sind.
Verwaltung der PDF-Dokumente
Im unteren Bereich der Seite wird eine Tabelle mit allen aktuell hinterlegten PDF-Dokumenten angezeigt, die als Briefbögen verwendet werden. Sollten sich im Laufe der Zeit zu viele nicht mehr benötigte Dokumente angesammelt haben, bietet Ihnen die Tabelle die Möglichkeit, über ein Mülltonnen-Symbol unerwünschte Einträge zu entfernen.
Hochladen eines individuellen Briefbogens
Auswahl des Dokumententyps
Beginnen Sie, indem Sie in der Übersichtstabelle zur Verwaltung der Briefbögen den gewünschten Dokumententyp, beispielsweise den Briefbogen für Rechnungen, auswählen. Sie können entweder direkt auf das Stift-Symbol am rechten Rand klicken oder die Zeile doppelt anklicken, um die Detailansicht zu öffnen.
Hochladen des Briefbogens
In der Detailansicht finden Sie das Feld „Datei wählen“, über das Sie einen bereits hochgeladenen Briefbogen auswählen können. Sollte der gewünschte Briefbogen noch nicht vorhanden sein, nutzen Sie die Option „Laden Sie die neue Datei hoch“, um die vorbereitete PDF-Datei von Ihrem PC auszuwählen und hochzuladen.
Einstellung „Individuell“
Ein entscheidender Schritt ist die Einstellung des Feldes „Individuell“ auf „Ja“. Diese Option kennzeichnet den Briefbogen als individuell angepasst und schützt ihn vor automatischen Überschreibungen durch das System. Ein individueller Briefbogen bleibt unabhängig von Änderungen in den Firmendaten erhalten, während ein Standardbriefbogen bei Bedarf automatisch aktualisiert wird.
Abschluss des Hochladens
Nachdem Sie die erforderlichen Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie den Vorgang mit einem Klick auf „Speichern“. Damit ist der Briefbogen erfolgreich für den gewählten Dokumententyp hinterlegt. Wiederholen Sie diesen Vorgang für weitere Dokumententypen, falls erforderlich. Für Dokumente wie den Lieferschein, bei denen derselbe Briefbogen wie für die Rechnung verwendet werden soll, wählen Sie einfach die bereits hochgeladene Datei aus dem Bereich „Datei wählen“.
Anpassung des hochgeladenen Briefbogens
Nach erfolgreichem Hochladen Ihres individuellen Briefbogens ist es möglicherweise erforderlich, diesen weiter anzupassen, um eine optimale Darstellung Ihrer Geschäftsdokumente zu gewährleisten.
Überprüfung der Ausrichtung
Ein wesentlicher Aspekt bei der Anpassung ist die Ausrichtung der Kopf- und Fußzeile Ihres Briefbogens mit dem Haupttext Ihrer Dokumente, wie Rechnungs- oder Provisionsbelege. Aufgrund der festgelegten Breite der vom System generierten Inhalte ist es wichtig, dass der linke und rechte Rand Ihres Briefbogens mit dem Text der Dokumente übereinstimmt.
Einstellmöglichkeiten im System
Das System ermöglicht Ihnen, für bestimmte Dokumententypen wie Rechnungsbelege die Abstände des Textes von oben und unten anzupassen. Diese Einstellungen helfen, den gedruckten Inhalt korrekt innerhalb der freigelassenen Bereiche Ihres Briefbogens zu positionieren.
Die Seitenränder links und rechts sind jedoch aufgrund der Informationsdichte der Dokumente fixiert und bieten keinen Spielraum für Anpassungen.
Vorgehensweise zur Anpassung
- Erster Ausdruck: Drucken Sie zunächst einen Testbeleg aus, um die aktuelle Ausrichtung zu überprüfen.
- Vergleich und Anpassung: Stellen Sie fest, ob die Ränder des Textes mit denen des Briefbogens übereinstimmen. Sollten Abweichungen festgestellt werden, müssen Sie den Briefbogen entsprechend anpassen.
- Bearbeitung des Briefbogens: Verwenden Sie das Programm, in dem der Briefbogen erstellt wurde, um die Kopf- und Fußzeile so zu verschieben, dass sie mit den Textinhalten der Dokumente übereinstimmen.
- Wiederholung des Vorgangs: Laden Sie den angepassten Briefbogen erneut hoch und führen Sie einen weiteren Testdruck durch. Wiederholen Sie diese Schritte, bis das gewünschte Ergebnis erzielt ist.
Berücksichtigung verschiedener Dokumententypen
Da unterschiedliche Dokumententypen wie Rechnungs- und Provisionsbelege variierende Inhalte aufweisen können, ist es möglicherweise notwendig, für diese verschiedene Versionen Ihres Briefbogens zu erstellen und anzupassen.
