Die Kunst der effektiven Bestellbestätigung

Einleitung

Im digitalen Zeitalter des E-Commerce ist die Kundenerfahrung der Schlüssel zum Erfolg eines Online-Shops. Ein oft unterschätzter, aber entscheidender Bestandteil dieser Erfahrung ist die Bestellbestätigung. In diesem Beitrag gehen wir darauf ein, warum eine gut gestaltete Bestellbestätigung nicht nur für die Klarheit und Zufriedenheit des Kunden von Bedeutung ist, sondern auch als Instrument für das Marketing und den Kundenservice dienen kann.

Was ist die Bestellbestätigung?

Eine Bestellbestätigung ist im Grunde eine Nachricht, die ein Kunde nach einem erfolgreichen Kauf in einem Online-Shop erhält. Sie bestätigt, dass der Kaufvorgang abgeschlossen ist und gibt dem Kunden eine Übersicht über die gekauften Artikel, die Kosten und weitere relevante Informationen, wie beispielsweise die voraussichtliche Lieferzeit oder die Zahlungsdetails.

Warum sind Bestellbestätigungen wichtig?

Vertrauensbildung: Die sofortige Bestätigung einer Bestellung gibt dem Kunden die Sicherheit, dass seine Transaktion erfolgreich war. Dies fördert das Vertrauen in den Shop und minimiert Unsicherheiten oder Zweifel.
Klare Kommunikation: Eine gut strukturierte Bestellbestätigung versorgt den Kunden mit allen notwendigen Informationen bezüglich seiner Bestellung. Dies vermindert die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen oder Anfragen an den Kundenservice.
Marketingchance: Abgesehen von der reinen Bestätigung des Kaufs kann diese E-Mail auch genutzt werden, um den Kunden auf andere Produkte aufmerksam zu machen oder ihm spezielle Rabatte und Angebote zu präsentieren.
Transparenz: Insbesondere bei Vorauszahlungen bietet die Bestellbestätigung dem Kunden eine Art Beleg über den getätigten Kauf, den er für seine Unterlagen speichern kann.

Anwendungsbeispiele

Mode-Online-Shop: Neben der Bestätigung der gekauften Kleidungsstücke könnte ein Hinweis auf Accessoires oder aktuelle Sales-Aktionen eingebaut werden.
Buchhandlung: Bei Bestätigung des Kaufs eines Romans könnte der Kunde auf weitere Bücher oder anstehende Autorenlesungen hingewiesen werden.
Elektronikfachmarkt: Kauft ein Kunde ein technisches Gerät, könnten in der Bestellbestätigung auch Empfehlungen für Garantieerweiterungen oder andere Produkte integriert werden.

Wie funktioniert das?

Wie konfigurieren Sie die Bestellbestätigung in Ihrer Software?

Um sicherzustellen, dass Ihre Kunden, Partner und andere relevante Parteien die richtige Bestellbestätigung erhalten, bietet unsere Software eine benutzerfreundliche und flexible Konfigurationsmöglichkeit. Hier eine schrittweise Anleitung:

Zugang und Auswahl:
- Melden Sie sich in der Software an.
- Navigieren Sie zu „Einstellungen“, dann zu „Briefe“ und schließlich zu „Briefvorlagen“.
- Wählen Sie aus der Liste „Bestellbestätigung“ aus.
Bearbeitung der Bestellbestätigung:
- Nach Auswahl des Briefs „Bestellbestätigung“ werden Ihnen alle bereits vorhandenen Bestellbestätigungen angezeigt.
- Sie können auf ein Symbol mit einem Stift klicken, um den Text der Bestellbestätigung zu bearbeiten oder auf das Buch-Symbol, um die Eigenschaften der Bestellbestätigung zu ändern.
Bestellbestätigungseigenschaften:
- Empfänger: Legen Sie fest, wer die Bestellbestätigung erhält. Es stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung:
  - Benutzer (Kunde): Der Kunde, der die Bestellung aufgegeben hat.
  - Vermittler: Ein Affiliate-Partner, der den Kunden vermittelt hat.
  - Firma: Die Firma selbst. Wählen Sie zusätzlich eine spezifische E-Mail-Adresse aus, falls in der Firma verschiedene Zuständigkeiten bestehen.
  - Upline: Hier können Sie die Bestellbestätigung an die Hierarchieebenen des Vermittlers senden. Sie können die Anzahl der Ebenen festlegen, an die die Nachricht gesendet werden soll, beispielsweise fünf Ebenen.
- Sprachauswahl: Bestimmen Sie die Sprache der Bestellbestätigung. Die Standardeinstellung ist „alle“, sodass, falls keine spezifische Sprachversion existiert, die Bestellung in der Standardsprache gesendet wird.
- Land: Legen Sie fest, ob die Bestellbestätigung für ein bestimmtes Land oder global gilt. Denken Sie daran, auch eine „alle Länder“-Option zu haben, damit Kunden aus nicht spezifizierten Ländern auch Bestätigungen erhalten.
- Weitere Optionen:
  - Vermittler im CC: Der Vermittler erhält eine Kopie der Bestellbestätigung.
Zusätzliche Funktionen in der Übersichtstabelle:
- Löschen von Bestellbestätigungen: Neben jeder Bestellbestätigung in der Tabelle gibt es ein Mülltonnen-Symbol. Durch Klicken darauf können Sie die ausgewählte Bestellbestätigung löschen.
- Anhänge hinzufügen: Ein Symbol in Form einer Büroklammer ermöglicht das Anhängen von Dateien an die Bestellbestätigung. Das kann beispielsweise nützlich sein, wenn Sie den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGBs) Ihrer Firma beifügen möchten.
Neue Bestellbestätigung erstellen:
- Unterhalb der Tabelle finden Sie eine Option zum Erstellen einer neuen Bestellbestätigung.
- Durch Klicken darauf öffnet sich ein neues Fenster mit denselben Einstellungsmöglichkeiten wie bei bereits bestehenden Bestellbestätigungen.
Zahlungsarten definieren:
- Eine der wichtigsten Eigenschaften, die Sie festlegen können, ist die Zahlungsart.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um eine Liste der Zahlungsarten zu sehen, die bereits in Ihrer Software hinterlegt sind. Das können beispielsweise Vorkasse, Kreditkarte oder Lastschrift sein.
- Es wird empfohlen, immer die Option „Alle“ für Zahlungsarten zu wählen, damit Kunden immer eine Bestellbestätigung erhalten, unabhängig von ihrer gewählten Zahlungsmethode.
- Wenn Sie spezielle Nachrichten für bestimmte Zahlungsarten senden möchten (z.B. Kreditkarte), können Sie eine individuelle Bestellbestätigung für diese Zahlungsart erstellen.
- In diesem Fall sollten Sie sowohl eine allgemeine Bestellbestätigung (Zahlungsart „Alle“) als auch spezifische Bestellbestätigungen für jede Zahlungsart haben. Zum Beispiel:
  - Wenn ein Kunde per „PayPal“ bezahlt und keine spezifische Bestellbestätigung dafür existiert, erhält er die allgemeine Bestellbestätigung (Zahlungsart „Alle“).
  - Wenn ein Kunde per Kreditkarte bezahlt, erhält er die spezielle Bestellbestätigung für Kreditkartenzahlungen.

Erstellung und Anpassung von Bestellbestätigungen

Betreff

Weiter unten im Formular befindet sich ein Feld mit dem Titel „Betreff“. Hier geben Sie den Betreff der E-Mail für die ausgewählte Bestellbestätigung ein.

Briefkörper

Darunter befindet sich das Feld „Briefkörper“. Dies ist der Hauptteil Ihrer Bestellbestätigung.
Der Bereich wird mit dem „Wysiwyg Editor“ bearbeitet. Hier können Sie Text nach Ihren Wünschen formatieren – zum Beispiel fett, kursiv, verschiedene Schriftgrößen und mehr.
Direkt nach der Installation erhält der Anwender eine Musterbestellbestätigung, die er nach seinen Bedürfnissen anpassen kann.
Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit, Platzhalter im Editor zu verwenden. In der unteren Zeile des Editors finden Sie auf der rechten Seite eine Auswahl für „Platzhalter“. Hier gibt es viele vordefinierte Variablen für unterschiedliche Informationen, wie z.B. Namen, Straßen, Produkte, Zahlungsarten usw.

Platzhalter

Ein wichtiger Platzhalter ist Bestellung PaymentProviderLink. Dies ist ein direkter Link zur Bestellung im Shop des Kunden. Dieser Link ermöglicht es dem Kunden, eine nicht abgeschlossene Bezahlung fortzusetzen oder bereits getätigte Bestellungen anzusehen.
Es gibt auch spezifische Platzhalter für Zahlungsarten, z.B. um automatisch unterschiedliche Nachrichten basierend auf der gewählten Zahlungsmethode des Kunden zu senden. Dies ermöglicht es, flexibel auf verschiedene Zahlungsszenarien zu reagieren, ohne separate Bestätigungstexte für jede Methode erstellen zu müssen.
Unter Einstellungen > Aufträge > Zahlungsart kann der Anwender spezifische Nachrichten für jede Zahlungsart festlegen. In der detaillierten Ansicht jeder Zahlungsart gibt es den Abschnitt „Bestellbestätigung per E-Mail“, in dem der individuelle Text eingefügt werden kann.

Kopieren und Einfügen von Bestellbestätigungen im WYSIWYG-Editor

Problem

Beim Versuch, den Inhalt einer Bestellbestätigung direkt aus dem WYSIWYG-Editor zu kopieren und in einen anderen Brief einzufügen, können Formatierungsprobleme auftreten. Dies liegt an den spezifischen Eigenschaften des WYSIWYG-Editors.

Lösung

Um den Inhalt korrekt zu übertragen, sollte man die folgende Vorgehensweise befolgen:

Kopieren aus der Quellansicht

Öffnen Sie die Bestellbestätigung, von der Sie den Inhalt kopieren möchten.
Klicken Sie in der Menüleiste des Editors auf „Quellcode“. Dadurch wird der Inhalt der Bestellbestätigung im HTML-Format (Quellcode) angezeigt.
Markieren Sie den gesamten Quellcode und kopieren Sie ihn (z.B. mit der Tastenkombination Ctrl+C oder Rechtsklick und „Kopieren“).

Einfügen in der Zielbestätigung

Navigieren Sie zu der Bestellbestätigung, in die Sie den Inhalt einfügen möchten.
Klicken Sie auch hier in der Menüleiste des Editors auf „Quellcode“.
Fügen Sie den zuvor kopierten Quellcode hier ein (z.B. mit Ctrl+V oder Rechtsklick und „Einfügen“).
Klicken Sie erneut auf „Quellcode“, um wieder in die normale Ansicht zu wechseln. Nun sehen Sie den eingefügten Inhalt in der gewohnten Darstellung.
Passen Sie den Text nach Bedarf an und klicken Sie zum Abschluss auf „Speichern“.

Durch diese Vorgehensweise können Formatierungsprobleme vermieden und Inhalte zwischen verschiedenen Bestellbestätigungen korrekt übertragen werden.

Fazit

Eine gut konzipierte Bestellbestätigung erfüllt nicht nur den Zweck, dem Kunden eine erfolgreiche Transaktion zu bestätigen, sondern bietet auch Raum für zusätzliche Kundenbindung, Marketingstrategien und Serviceoptimierungen. Für Shop-Betreiber lohnt es sich daher, diesem scheinbar simplen Vorgang besondere Aufmerksamkeit zu schenken und das Potenzial einer Bestellbestätigung voll auszuschöpfen.