Importieren Sie Bestellungen mühelos mit CSV-Dateien

Import von Bestellungen aus einem anderen System

Wenn Sie Bestellungen in einem anderen System generieren, sei es ein Online-Shop oder eine Warenwirtschaftsanwendung, können Sie diese Informationen im CSV-Format exportieren und in unsere Software importieren. Dadurch können Sie Provisionen basierend auf Ihren individuellen Konfigurationseinstellungen in mehreren Ebenen berechnen lassen.

Diese Methode ermöglicht Ihnen eine nahtlose Integration Ihrer Bestellinformationen in unsere Software, um Provisionsberechnungen effizient und genau durchzuführen. Bitte folgen Sie den Schritten und verwenden Sie das Muster, um sicherzustellen, dass Ihr Importprozess reibungslos verläuft.

Übersicht über die Datenfelder in der Importdatei

Bestellnummer (kein Pflichtfeld): In der Spalte „Bestellnummer“ sollte eine eindeutige Nummer für jede einzelne Bestellposition hinterlegt werden. Falls in Ihrem System eine derartige Nummerierung existiert, empfehlen wir, diese zu verwenden. Auf diese Weise wird eine eindeutige Zuordnung mit jeder Bestellposition hergestellt, was sicherstellt, dass diese niemals versehentlich doppelt angelegt wird. Dies ist besonders wichtig, wenn Bestellpositionen möglicherweise versehentlich mehrfach mit einer Datei hochgeladen oder in einem späteren Schritt als Zahlungseingang gebucht werden sollte. Es ist kein Pflichtfeld, aber wir empfehlen, es zu nutzen, wenn Sie die Möglichkeit haben, eine eindeutige Bestellnummer zuzuweisen.

Artikel (Pflichtfeld): Die Spalte „Artikel“ ist ein Pflichtfeld und erfordert die Artikelnummer aus unserer Software. Die Bestellung wird mit dieser Artikelnummer angelegt.

Menge (kein Pflichtfeld): Die Spalte „Menge“ ermöglicht die Angabe der bestellten Menge des Produkts, ist jedoch kein Pflichtfeld.

Umsatz (kein Pflichtfeld): Die Spalte „Umsatz“ erfordert den Brutto-Betrag, für den die Provision ausgerechnet oder die Rechnung geschrieben werden soll. Wenn dieser Wert nicht angegeben wird, wird der Preis aus dem Produkt genommen.

Punkte Karriereplan (kein Pflichtfeld): Die Spalte „Punkte Karriereplan“ dient als Grundlage für die Berechnung von Statistiken im Karriereplan. Dies kann nützlich sein, wenn dieser Wert sich von dem Wert der Bestellung und dem Wert unterscheidet, der im Artikel hinterlegt ist. Wenn in dieser Spalte nichts hinterlegt wird, verwenden wir standardmäßig den Wert, der im entsprechenden Artikel hinterlegt ist.

Punkte Provision (kein Pflichtfeld): Die Spalte „Punkte Provision“ dient als Grundlage für die Berechnung der Provision. Dies kann nützlich sein, wenn dieser Wert sich von dem Wert der Bestellung und dem Wert unterscheidet, der im Artikel hinterlegt ist. Wenn in dieser Spalte nichts hinterlegt wird, verwenden wir standardmäßig den Wert, der im entsprechenden Artikel hinterlegt ist.

Bezahldatum (kein Pflichtfeld): Das Feld „Bezahldatum“ erfordert das Datum, an dem diese Bestellung bezahlt wurde. Ist dieses Feld gefüllt, wird die Bestellung beim Import als „Bezahlt“ gebucht.

Vermittler Nr (kein Pflichtfeld): Die Spalte „Vermittler Nr.“ erfordert die Vermittlernummer aus unserer Software.

Vermittler Nr. Lieferant (kein Pflichtfeld): Die Spalte „Vermittler Nr. Lieferant“ erfordert die Lieferantenummer des Vermittlers, die beim Lieferanten geführt wird, falls vorhanden.

Zahlungsart (kein Pflichtfeld): Die Spalte „Zahlungsart“ erfordert eine Zahlungsart aus unserer Software. Die Schreibweise muss exakt mit dem Namen der Zahlungsart aus unserer Software übereinstimmen. Falls keine Zahlungsart hinterlegt ist, wird eine Standard-Zahlungsart verwendet.

Versandart (kein Pflichtfeld): Die Spalte „Versandart“ erfordert die Versandart aus unserer Software. Ist nichts hinterlegt, wird die Standardversandart aus unserer Software verwendet.

Kunden Nr. (kein Pflichtfeld): Die Spalte „Kunden Nr.“ erfordert die Kundennummer aus unserer Software. Wenn die Nummer fehlt, wird davon ausgegangen, dass dieser Kunde nicht existiert und neu angelegt wird.

Kunden Nr. Lieferant (kein Pflichtfeld): Falls dieser Kunde beim Lieferanten eine Nummer hat und diese bekannt ist, kann diese in der Spalte „Kunden Nr. Lieferant“ hinterlegt werden. Diese Kundennummer wird dem Kunden zugeordnet und bei künftigen Importen geprüft, ob ein Kunde mit dieser Nummer bereits im System hinterlegt ist.

Wenn Sie Importdateien aus verschiedenen Quellen nutzen, beachten Sie folgende Schritte für eine reibungslose Verarbeitung:

1. Lieferantenzuordnung: Es ist empfehlenswert, in den Produkteinstellungen den zugehörigen Lieferanten hinzuzufügen. Dadurch können wir die Kundennummer, die beim jeweiligen Lieferanten hinterlegt ist, eindeutig diesem zuordnen.
2. Archivierung beim Import: Bei jedem Importvorgang werden diese Lieferanteninformationen in unserem System archiviert.
3. Kundenwiedererkennung: Tätigt ein Kunde in der Zukunft erneut Umsätze, identifiziert unser System diesen Kunden basierend auf seiner Kundennummer und der eindeutigen Lieferantenzuordnung. Folgebestellungen werden dann dem bereits vorhandenen Kundenprofil zugeordnet.

Anrede (kein Pflichtfeld): Die Spalte „Anrede“ erfordert die Anrede des Kunden (Firma, Frau, Herr).

Firma (Pflichtfeld): Eines der Felder „Firma“, „Vorname“ oder „Nachname“ muss als Pflichtfeld ausgefüllt sein und enthält den Namen der Firma.

Vorname (Pflichtfeld): Eines der Felder „Firma“, „Vorname“ oder „Nachname“ muss als Pflichtfeld ausgefüllt sein und enthält den Vornamen des Kunden.

Nachname (Pflichtfeld): Eines der Felder „Firma“, „Vorname“ oder „Nachname“ muss als Pflichtfeld ausgefüllt sein und enthält den Nachnamen des Kunden.

Telefon (kein Pflichtfeld): Die Spalte „Telefon“ erfordert die Telefonnummer des Kunden.

Mail (kein Pflichtfeld): Die Spalte „Mail“ erfordert die E-Mail-Adresse des Kunden.

Falls die Felder „Kunden Nr.“ und „Kunden Nr. Lieferant“ nicht ausgefüllt sind, dient die E-Mail-Adresse als ein primäres Erkennungsmerkmal für unsere Kunden im System. Beim Import neuer Bestellungen überprüft das System, ob der Kunde bereits in der Datenbank vorhanden ist, indem es die E-Mail-Adresse abgleicht.

Wenn ein Kunde, der in der Vergangenheit bereits bestellt hat, erneut eine Bestellung aufgibt und durch seine E-Mail-Adresse identifiziert wird, wird die neue Bestellung diesem bestehenden Kundenprofil zugeordnet. Selbst wenn bei der nachfolgenden Bestellung die Vermittlernummer nicht vorhanden ist, wird die Bestellung dem ursprünglichen Vermittler zugeordnet, da der Kunde bereits mit diesem Vermittler verknüpft ist.

Strasse (kein Pflichtfeld): Die Spalte „Strasse“ enthält die Straßenangabe des Kunden.

PLZ (kein Pflichtfeld): Die Spalte „PLZ“ erfordert die Postleitzahl des Kunden.

Ort (kein Pflichtfeld): Die Spalte „Ort“ erfordert den Ort des Kunden.

Land (kein Pflichtfeld): Die Spalte „Land“ erfordert das Land des Kunden. Wird kein Land hinterlegt, verwenden wir das Standard-Land.

Vertrag Nr. (kein Pflichtfeld): Falls diese Bestellung/Vertrag eine eindeutige Nummer beim Lieferanten hat, kann diese in der Spalte „Vertrag Nr.“ hinterlegt werden. Beim Import weiterer Bestellungen kann diese Nummer zur Synchronisierung verwendet werden.

Lieferadresse (Lief …)

Die Spalten in der Importdatei, die mit „Lief“ beginnen, beziehen sich auf die Lieferadresse. Hier einige wichtige Hinweise dazu:

1. Nicht zwingend erforderlich: Diese Spalten sind keine Pflichtfelder. Sie werden nur dann benötigt, wenn eine importierte Bestellung eine Lieferadresse hat, die von der Standardadresse abweicht.
2. Standardverhalten der Software: Wenn keine abweichende Lieferadresse angegeben ist, verwendet die Software standardmäßig die Kundenadresse sowohl für die Rechnungs- als auch für die Lieferadresse.
3. Ausfüllanforderung bei abweichender Lieferadresse: Wenn Sie eine abweichende Lieferadresse angeben möchten, sollten alle dazugehörigen Felder (alle „Lief“-Spalten) vollständig ausgefüllt werden. Andernfalls wird die Lieferadresse unvollständig in die Bestellung übernommen, was zu Problemen führen kann.

Importdatei in unsere Software einlesen

Um eine Importdatei in unsere Software einzulesen, folgen Sie bitte diesen Schritten:

1. Navigieren Sie zur Seite „Aufträge“ und wählen Sie dort die Option „Import“ aus.
2. Auf der Importseite finden Sie den Button „Auswählen“. Klicken Sie darauf, um die zu importierende Datei auszuwählen. Durchsuchen Sie Ihr Verzeichnis auf Ihrem Rechner und wählen Sie die entsprechende Importdatei aus.
3. Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, klicken Sie im unteren Bereich der Seite auf den Button „Import“.

Das System wird automatisch die Bestellungen und Kunden aus der Importdatei übernehmen und in die Software integrieren.

Herunterladen der aktuellen Importvorlage

Hier haben Sie die Möglichkeit, die aktuelle Importvorlage herunterzuladen. Diese Vorlage dient als Grundlage für den Import Ihrer Bestellungen aus CSS-Dateien. Um sicherzustellen, dass Ihr Import reibungslos verläuft, empfehlen wir, die neueste Version der Vorlage zu verwenden. Bitte klicken Sie auf den untenstehenden Link, um die Vorlage herunterzuladen und sie für Ihren Importprozess zu nutzen. Falls Sie Fragen zur Verwendung der Vorlage haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.