Newsletter – Persönliches Rundschreiben als effektives Kommunikationsmittel

Da E-Mails zu den Hauptkommunikationsmitteln zählen, ist es unerlässlich, die Feinheiten ihrer Erstellung und ihres Versands zu verstehen. Bevor Sie eintauchen und diesen detaillierten Leitfaden durchgehen, möchte ich betonen, dass er nicht nur technische Anweisungen enthält. Er bietet Ihnen wertvolle Tipps und bewährte Praktiken, die den Unterschied zwischen einer übersehenen und einer gelesenen E-Mail ausmachen können. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, das Inhaltsverzeichnis zu überfliegen – es könnte das kleine Detail enthalten, das Ihre E-Mail-Kampagnen auf die nächste Stufe hebt. Viel Erfolg!

Schritt 1: Ein neues Rundschreiben erstellen

1. Anmeldung in der Software: Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in der Software an.
2. Navigieren zum Assistenten: Im Hauptmenü finden Sie den Bereich „Assistent -> Newsletter -> Newsletter“.
3. Neues Rundschreiben anlegen: In der oberen linken Ecke der neu geladenen Seite sehen Sie einen Button mit der Bezeichnung „Anlegen“. Klicken Sie darauf.

Schritt 2: Empfänger des Rundschreibens auswählen

• Empfängerkategorien: Links im Bereich, in dem Sie Ihr Rundschreiben verfassen, befindet sich ein Auswahlmenü der Empfängerkategorien: Vertriebspartner, Kunden, Interessenten und Newsletter Abo.
• Vertriebspartner: Durch Klicken auf „Vertriebspartner“ werden alle Partner, die bereits im System registriert sind, zur Auswahl hinzugefügt.
• Kunden & Interessenten: Entsprechend werden bei Auswahl von „Kunden“ oder „Interessenten“ diese jeweiligen Gruppen zur Auswahl hinzugefügt.
• Newsletter Abo: Dieser Bereich ist für all jene Empfänger gedacht, die sich unabhängig von ihrer Beziehung zum Unternehmen für den Erhalt von Newslettern registriert haben.
• Kontaktgruppen-Filter: Wählen Sie eine Empfängerkategorie, z.B. Vertriebspartner, werden Ihnen oben Kontaktgruppen angezeigt, die Sie zur Verfeinerung Ihrer Empfängerauswahl nutzen können. Durch die Wahl mehrerer Kontaktgruppen können Sie die Zielgruppe weiter spezifizieren.
• Liste der Adressen: Unterhalb der Kontaktgruppen sehen Sie eine Liste mit allen zugehörigen Adressen. Nutzen Sie die Suchfunktionen in der Tabellenüberschrift, um beispielsweise nach Ländern oder gewünschten Zeichen zu suchen, um diese im zweiten Schritt mit Checkboxen auszuwählen.
• Auswahl über Checkboxen: Vor jeder Adresse in der Liste befindet sich ein Kontrollkästchen. Möchten Sie eine Handvoll Adressen individuell auswählen, setzen Sie dort einen Haken. Aber Achtung: Ist nur ein Kästchen angehakt, werden alle anderen Adressen von dem Versand ausgeschlossen. Es ist also ratsam, diese Option nur bei einer kleinen Anzahl von Empfängern zu verwenden.
•  Nur Vertriebspartner, die Newsletter-Abonnenten sind: Nach der Auswahl der Hauptkategorie, beispielsweise „Vertriebspartner“, können Sie mit dem zusätzlichen Filter „Newsletter-Abonnenten“ nur jene Vertriebspartner auswählen, die sich auch für den Newsletter angemeldet haben. Besonders bei der Kommunikation mit Interessenten ist Vorsicht geboten. Ohne eine explizite Einverständniserklärung dürfen diese nicht angeschrieben werden. Um sicherzugehen, dass Sie nur diejenigen Interessenten kontaktieren, die auch ein Rundschreiben erhalten möchten, können Sie nach der Auswahl der Kategorie „Interessenten“ zusätzlich den Filter für diejenigen setzen, die eine solche Erlaubnis erteilt haben.

Mit dieser weiteren Filteroption stellen Sie sicher, dass Ihr Rundschreiben nicht nur an die gewünschte Zielgruppe, sondern auch unter Beachtung rechtlicher Rahmenbedingungen versendet wird. Das schafft nicht nur Vertrauen, sondern schützt Sie und Ihr Unternehmen auch vor möglichen rechtlichen Konsequenzen.

Schritt 3: Den Brief verfassen

1. Vorlage auswählen

Ein konsistentes und professionelles Erscheinungsbild ist bei der Kommunikation mit Ihren Partnern, Kunden und Interessenten von zentraler Bedeutung. Um den Zeitaufwand für das wiederholte Formatieren und Anpassen des Designs Ihrer Rundschreiben zu minimieren, empfiehlt es sich, mit Vorlagen zu arbeiten.

• Anwendung von Vorlagen: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorlage auswählen„. Hier können Sie aus einer Liste von bereits erstellten Vorlagen diejenige auswählen, die Ihrem aktuellen Rundschreiben am besten entspricht. Dadurch wird das gewählte Design automatisch auf Ihr Schreiben angewendet und Sie können sich darauf konzentrieren, den Inhalt entsprechend anzupassen.
• Erstellung einer neuen Vorlage: Falls Sie noch keine passende Vorlage haben oder eine spezifische Gestaltung für einen besonderen Anlass benötigen, können Sie Ihren Brief individuell gestalten. Nachdem Sie mit dem Design zufrieden sind, speichern Sie es einfach als neue Vorlage, indem Sie auf „Vorlage erstellen“ klicken. So können Sie dieses Design in Zukunft problemlos wieder verwenden.

Die Arbeit mit Vorlagen erleichtert nicht nur den Prozess des Verfassens von Rundschreiben, sondern stellt auch sicher, dass Ihre Kommunikation einheitlich und im Einklang mit Ihrem Markenauftritt bleibt.

2. Inhalte einfügen und formatieren

Mit der richtigen Vorlage im Hintergrund können Sie sich nun auf den eigentlichen Inhalt Ihres Rundschreibens konzentrieren. Die Basis eines jeden Newsletters oder Rundschreibens ist ein ansprechender Betreff, der Ihre Zielgruppe zum Öffnen und Lesen animiert:

• Betreff eingeben: Beginnen Sie mit der Eingabe eines prägnanten und relevanten Betreffs, der das Hauptthema oder den Hauptwert des Rundschreibens reflektiert.
• Textgestaltung: Mit dem WYSIWYG-Editor (Was Sie sehen, ist was Sie bekommen) stehen Ihnen zahlreiche Formatierungsoptionen zur Verfügung, die Ihnen aus anderen Textprogrammen vertraut sind. Sie können Ihren Text fett, kursiv oder unterstrichen darstellen. Die Formatierungsvarianten wie „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ und so weiter unterstützen Sie dabei, Ihrem Text eine klare Struktur und Hierarchie zu verleihen, sodass er für den Leser angenehmer zu erfassen ist.
• Vollbildmodus: Wenn Sie an umfangreichen Texten arbeiten, kann es hilfreich sein, den Editor auf Vollbild zu erweitern. Dies ermöglicht eine ungestörte und übersichtliche Textverarbeitung. Klicken Sie dazu auf das Icon mit den Pfeilen, die in alle vier Richtungen zeigen. Um wieder in den Normalmodus zurückzukehren, klicken Sie erneut auf dasselbe Icon.
• Bilder hinzufügen: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Nutzen Sie das Icon im Formatierungsmenü, um Bilder hochzuladen und in Ihr Rundschreiben einzufügen. Dies kann zur Illustration, Hervorhebung oder einfach zur Auflockerung des Textes beitragen. Bevor Sie jedoch ein Bild hochladen, empfehlen wir dringend, es richtig zuzuschneiden und zu komprimieren. Riesige Bilddateien können den E-Mail-Versand verlangsamen, die Ladezeiten für den Empfänger erhöhen und manchmal sogar dazu führen, dass die E-Mail von einigen Servern blockiert wird. Effiziente Bildgrößen stellen sicher, dass Ihre E-Mail reibungslos empfangen wird und der Inhalt schneller geladen wird, was insgesamt zu einer besseren Benutzererfahrung führt.

Das sorgfältige und durchdachte Formatieren Ihres Inhalts sorgt nicht nur für ein ansprechendes Erscheinungsbild, sondern erleichtert Ihren Lesern auch das Erfassen und Verstehen der bereitgestellten Informationen.

3. Personalisieren

Personalisieren des Textes: Im WYSIWYG-Editor, in dem Sie bereits Ihre Textinhalte formatiert haben, finden Sie ganz unten rechts ein Dropdown-Menü mit der Bezeichnung „Insert Placeholder„. Hier können Sie verschiedene Platzhalter in Ihren Text einfügen. Nach einem Klick auf das Dropdown-Menü wird Ihnen eine Auswahl an verfügbaren Platzhaltern präsentiert, wie beispielsweise Vorname, Nachname, Anrede, Partnernummer und viele mehr. Diese Platzhalter ermöglichen es Ihnen, bestimmte Daten automatisch im Text einzufügen. Wenn Sie zum Beispiel den Vornamen des Empfängers an einer bestimmten Stelle in Ihrem Brief hinzufügen möchten, platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle und wählen den Platzhalter „Vorname“ aus der Liste.

Partnerlink in dem Rundschreiben: Ein weiteres praktisches Beispiel wäre der Einsatz in einem Schreiben an potenzielle Kunden. Wenn Ihr Brief einen Link zu einem Produkt oder einer Webseite enthält, könnten Sie in dem Link die Vermittlernummer des Partners hinzufügen. Dies gewährleistet, dass im Falle einer Bestellung des Interessenten die Zuordnung zum vermittelnden Partner automatisch erfolgt. Dies schafft Vertrauen bei Ihren Partnern und sie werden keine Bedenken haben, potenzielle Kunden ins System einzupflegen. Es entsteht eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten. Es gibt natürlich noch viele andere Möglichkeiten der Personalisierung – das obige ist nur ein Beispiel.

3. Abmeldelink

Den Abmeldelink finden Sie im WYSIWYG-Editor unter dem Bereich „Insert Placeholder“. Wenn Sie auf diesen Bereich klicken, öffnet sich eine Liste mit allen verfügbaren Platzhaltern. In dieser Liste ist der Abmeldelink in zwei verschiedenen Versionen verfügbar. Wählen Sie die gewünschte Version aus und fügen Sie sie an der entsprechenden Stelle in Ihrem Newsletter ein. Es ist ratsam, den Abmeldelink in Textform zu nutzen, da einige E-Mail-Clients Probleme mit langen direkten Links haben können.

Abmeldelink in zwei Ausführungen:

1. Direkter Abmeldelink
2. Abmeldelink als Text.

Es ist ratsam, den Abmeldelink in Textform zu nutzen, da hierbei lediglich ein Text dargestellt wird, welcher einen Link enthält. Bei der ersten Version wird der gesamte, oft sehr lange, Link dargestellt. Einige E-Mail-Clients können Probleme mit solch langen Links haben. Daher ist die Textversion in der Praxis oft zuverlässiger. Das Endergebnis bleibt jedoch in beiden Fällen gleich. Beim Versand eines Newsletters sollte der Empfänger stets die Option haben, sich von diesem abzumelden. Dies verhindert Unstimmigkeiten und minimiert potenzielle Konflikte.

Brief im Browser anzeigen

Sollten Sie Bedenken haben, dass Ihr Rundschreiben in einigen E-Mail-Klienten nicht korrekt dargestellt wird, bietet die Software eine hilfreiche Option: die Browseransicht. Im unteren Bereich der Software-Oberfläche finden Sie das Feld „Link für die Browseransicht des Newsletters aktivieren„. Setzen Sie hier einfach einen Haken. Damit wird im Kopf des Rundschreibens ein Link integriert, der dem Empfänger ermöglicht, den Brief direkt im Webbrowser zu öffnen und anzusehen. Dies gewährleistet eine optimale Darstellung des Inhalts, unabhängig von den Eigenheiten des jeweiligen E-Mail-Klienten. Der so bereitgestellte Brief ist auf demselben Server gespeichert, auf dem auch Ihre Software läuft, und garantiert somit eine sichere und ordentliche Anzeige im Browser des Empfängers.

Anhang

Möchten Sie Ihrem Newsletter zusätzliche Informationen in Form eines Anhangs hinzufügen, etwa eine PDF-Datei? Technisch gesehen bietet die Software diese Möglichkeit. Doch aus praktischen Erwägungen heraus rate ich davon ab. Es hat sich gezeigt, dass E-Mails mit Anhängen häufiger von Spamfiltern blockiert werden oder beim Empfänger nicht ankommen. Die Gründe hierfür sind vielfältig und reichen von Sicherheitsbedenken bis zu Dateigrößenbeschränkungen.

Eine effektivere und empfehlenswerte Methode ist, die Dateien online bereitzustellen und im Newsletter lediglich einen Link zu diesen Ressourcen zu integrieren. Auf diese Weise erhalten Ihre Empfänger alle gewünschten Informationen, ohne dass die Zustellungsrate Ihrer E-Mails beeinträchtigt wird. Es erhöht die Chancen, dass Ihre Botschaft erfolgreich bei Ihrem Publikum ankommt.

Schritt 4: Testen – Versenden

Brief kann nur einmal versendet werden

Bevor Sie Ihren Newsletter an alle Empfänger senden, ist es unerlässlich, zuerst einen Testdurchlauf durchzuführen. Beachten Sie, dass ein Newsletter im echten Versandmodus nur ein einziges Mal verschickt werden kann. Das System vermerkt den Newsletter nach Abschluss der Aktion als abgeschlossen und wird denselben Empfänger nicht nochmals anschreiben. Daher ist der Testversand entscheidend.

Um eine Testnachricht zu senden, nutzen Sie nicht den Standard-„Senden“-Button. Stattdessen finden Sie rechts neben diesem einen speziellen „Test„-Button. Nachdem Sie darauf geklickt haben, wird die von Ihnen erstellte Nachricht an die E-Mail-Adresse gesendet, mit der Sie sich in der Software angemeldet haben. Dies dient als Überprüfung, um sicherzustellen, dass die Nachricht beim Endempfänger so ankommt, wie Sie es gewünscht haben.

Es ist bekannt, dass trotz sorgfältiger Vorbereitung die Darstellung der Nachricht beim Empfänger oftmals anders sein kann als erwartet. Überprüfen Sie deshalb den Testversand sowohl auf einem Smartphone als auch auf einem Desktop-PC, um sicherzugehen, dass alles korrekt dargestellt wird.

Sind Sie mit dem Ergebnis des Testversands zufrieden, können Sie den tatsächlichen Versand starten, indem Sie auf den „Senden„-Button klicken. Das System wird dann individuelle Nachrichten für jeden Ihrer Empfänger erstellen und diese aufeinanderfolgend versenden.

Senden planen

Innerhalb der Software haben Sie die Option, den exakten Versandzeitpunkt für Ihr Rundschreiben vorab zu definieren. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie bereits wissen, wann Ihr Rundschreiben versendet werden soll, aber zu diesem Zeitpunkt nicht selbst aktiv sein können. Tragen Sie einfach das gewünschte Datum und die Uhrzeit ein, zu welcher die E-Mail versendet werden soll. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen und auf „Senden“ geklickt haben, wird das Rundschreiben erstellt und in die Warteschleife verschoben. Im Bereich der Versandstatistiken können Sie den Status dieses Rundschreibens einsehen. Es bleibt in der Warteschleife, bis der von Ihnen festgelegte Zeitpunkt erreicht ist. Dann wird die Nachricht automatisch zum festgelegten Termin an alle Empfänger versandt.

E-Mail-Server für den Versand:

Es ist wichtig zu beachten, dass die Versendung der E-Mails über den E-Mail-Server erfolgt, welchen Sie in den Konfigurationseinstellungen Ihrer Software definiert haben. Nicht jeder Server-Anbieter unterstützt den Massenversand von E-Mails. Bevor Sie eine große Kampagne starten, setzen Sie sich bitte mit Ihrem Server-Provider in Verbindung und klären ab, wie viele Nachrichten täglich oder stündlich versendet werden dürfen. Sollte Ihr aktueller E-Mail-Server die benötigten Kapazitäten nicht unterstützen, empfehlen wir, einen geeigneteren Anbieter oder Server für diese Zwecke in Erwägung zu ziehen.

Der Mehrwert des persönlichen Rundschreibens

In einer Welt, in der Massenkommunikation allgegenwärtig ist und sich Informationen oft wie eine Flutwelle über uns ergießen, stechen persönliche Rundschreiben hervor. Sie bieten Unternehmen nicht nur eine effektive Möglichkeit, mit ihrer Zielgruppe in Kontakt zu treten, sondern schaffen auch einen tieferen und bedeutungsvolleren Dialog.

1. Persönliche Ansprache: Jeder von uns weiß, wie besonders es sich anfühlt, persönlich und direkt angesprochen zu werden. In einem Meer von gleichförmigen Nachrichten kann eine einfache persönliche Anrede den Unterschied ausmachen.Wenn ein Kunde oder Interessent merkt, dass die Nachricht speziell für ihn gedacht ist, steigt das Interesse und die Wahrscheinlichkeit einer positiven Reaktion. Eine persönliche Ansprache schafft nicht nur Nähe, sondern betont auch den Wert, den ein Unternehmen seinem Kunden beimisst. Dies stärkt im Gegenzug die Loyalität und Bindung des Kunden an das Unternehmen.
2. Vertrautheit und Vertrauen: Ein Rundschreiben, das auf die Bedürfnisse und Vorlieben eines bestimmten Empfängers zugeschnitten ist, zeigt, dass ein Unternehmen seine Kunden kennt und versteht. Für den Empfänger kann dies das Gefühl der Vertrautheit und Sicherheit stärken, insbesondere wenn er bereits positive Erfahrungen mit dem Unternehmen gemacht hat. Das erzeugt ein hohes Maß an Vertrauen, das gerade in der heutigen, oft unpersönlichen Geschäftswelt von unschätzbarem Wert ist.
3. Relevanz: Niemand möchte mit Informationen bombardiert werden, die für ihn irrelevant sind. Durch die gezielte Versendung von Rundschreiben, die auf den individuellen Kunden oder Interessenten abgestimmt sind, stellt ein Unternehmen sicher, dass die Botschaft nicht nur gehört, sondern auch geschätzt wird. Ein Rundschreiben, das relevante Informationen, Angebote oder Nachrichten enthält, hat eine viel höhere Chance, den gewünschten Effekt zu erzielen und eine positive Reaktion beim Empfänger hervorzurufen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass persönliche Rundschreiben in der modernen Geschäftskommunikation ein unverzichtbares Instrument sind. Sie bieten nicht nur eine effiziente Möglichkeit zur Kommunikation, sondern schaffen auch eine tiefe und bedeutungsvolle Beziehung zu Kunden und Interessenten.

Anwendungsmöglichkeiten und Vorteile

Rundschreiben sind ein unverzichtbares Kommunikationsinstrument. Sie bieten nicht nur einen direkten Kanal zu Kunden und Interessenten, sondern auch wertvolle Möglichkeiten zur Betreuung und Förderung von Vertriebspartnern.

1. Leadgenerierung: Ein effektiv gestaltetes Rundschreiben kann Interessenten dazu motivieren, tiefer in ein Angebot einzutauchen. Mit maßgeschneiderten Inhalten können Sie „warme Leads“ schaffen, die später in treue Kunden umgewandelt werden.
2. Kundenbindung: Regelmäßige Rundschreiben stärken das Vertrauensverhältnis zu Kunden. Wertvolle Updates und Neuigkeiten halten die Kundenbindung aufrecht und erhöhen die Chance wiederholter Geschäfte.
3. Verkaufsförderung: Rundschreiben sind ideal, um Sonderangebote oder Produktneuheiten gezielt zu präsentieren. Exklusive Angebote oder Vorabinformationen können den Verkauf ankurbeln und das Markenimage stärken.
4. Vertriebspartnerbetreuung:
   • Information: Halten Sie Ihre Vertriebspartner stets über Neuerungen, Produktänderungen oder Unternehmensnachrichten auf dem Laufenden.
   • Ausbildung: Nutzen Sie Rundschreiben, um Schulungsmaterialien, Tipps oder Best-Practice-Beispiele zu teilen und so das Wissen und die Fähigkeiten Ihrer Partner zu erweitern.
   • Motivation: Ein regelmäßiger Informationsfluss kann die Motivation von Vertriebspartnern steigern. Ob es sich um Verkaufsanreize, Erfolgsgeschichten anderer Partner oder Anerkennung für herausragende Leistungen handelt – ein kleines Lob kann Wunder wirken.
   • Feedback und Interaktion: Rundschreiben können auch als Forum dienen, um Feedback von Vertriebspartnern einzuholen und so eine Zwei-Wege-Kommunikation zu fördern.

Insgesamt bieten Rundschreiben weitreichende strategische Vorteile. Für Unternehmen, die die Bedeutung von direkter und relevanter Kommunikation verstehen, sind sie ein unschätzbares Tool.