Umsatzsteuerfreie Rechnungen innerhalb der EU

Ein kurzer Überblick

Die europäische Umsatzsteuer-Systemrichtlinie (MwSt.-Systemrichtlinie) hat Mechanismen geschaffen, um den Handel zwischen den EU-Mitgliedsstaaten zu erleichtern. Einer dieser Mechanismen betrifft den „innergemeinschaftlichen Erwerb“ von Gütern und Dienstleistungen. Wenn ein Unternehmen in einem EU-Land Waren oder Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen in einem anderen EU-Land verkauft, muss unter bestimmten Voraussetzungen keine Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) erhoben werden.

Einige wichtige Punkte, die zu beachten sind:

1. Gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Beide Unternehmen, sowohl der Verkäufer als auch der Käufer, müssen über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen, die im System des jeweiligen Landes registriert ist.
2. Nachweisführung: Der Verkäufer muss nachweisen können, dass die Waren tatsächlich in ein anderes EU-Land verschickt oder transportiert wurden. Dies kann beispielsweise durch Frachtbriefe, Konnossemente oder andere Transportdokumente geschehen.
3. Rechnungsinhalt: Die ausgestellte Rechnung muss bestimmte Informationen enthalten, darunter die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Parteien, eine Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen und den Hinweis auf die Anwendung der Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen.

Schritt-für-Schritt Anleitung

Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen innerhalb der EU korrekt und steuerfrei Rechnungen an Kunden mit einer gültigen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) ausstellt, befolgen Sie diese einfachen Schritte:

Ländereinstellungen für steuerfreie Lieferung anpassen:

• Gehen Sie zu den „Einstellungen“ und dort zu „Länder“.
• Suchen Sie das gewünschte EU-Land aus der Liste und doppelklicken Sie darauf.
• Ein neues Fenster wird aufpoppen. Hier müssen Sie im Feld „Mehrwertsteuerart“ die Option „UID-abhängig“ auswählen.
• Bestätigen Sie die Änderung. Dies bedeutet nun, dass Kunden aus diesem EU-Land mit einer gültigen UID ohne Mehrwertsteuer fakturiert werden.
• Wiederholen Sie diesen Schritt für alle EU-Länder, die Sie steuerfrei beliefern möchten.

Hinterlegung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei Kunden:

• Navigieren Sie zu „Kunden“.
• Suchen Sie den gewünschten Kunden aus der Liste und doppelklicken Sie darauf, um dessen Detailansicht zu öffnen.
• In der detaillierten Ansicht finden Sie ein Feld mit der Bezeichnung „Umsatzsteuer-Nummer“. Hier geben Sie die USt-ID des betreffenden Kunden ein.
• Das System führt in der Regel automatisch eine Überprüfung dieser Nummer durch. Sollte die USt-ID ungültig sein, erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Sobald Sie diese Einstellungen vorgenommen haben, kümmert sich das System um den Rest. Kunden, die in den ausgewählten EU-Ländern ansässig sind und über eine gültige USt-ID verfügen, werden automatisch ohne Mehrwertsteuer abgerechnet.

Automatische steuerfreie Rechnungsstellung durch Selbstregistrierung im Shop

Kunden, die in Ihrem Online-Shop einkaufen, haben die Möglichkeit, ihre eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer während des Registrierungsprozesses selbstständig einzugeben. Sobald diese Nummer korrekt hinterlegt wurde, stellt das System automatisch Rechnungen ohne Mehrwertsteuer aus. Dies optimiert den Bestellprozess und sorgt für eine korrekte steuerliche Abwicklung, ohne dass manuelle Anpassungen erforderlich sind.

Diese Einstellung gilt nicht bei Provisionsabrechnungen

Für die Provisionsabrechnung unserer Vertriebspartner verwenden wir die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht. Klicken Sie bitte diesen Link, um den dazugehörigen Beitrag zu lesen und sich über dieses Thema zu informieren.