Effiziente Kommunikation ist der Schlüssel zum Aufbau dauerhafter Kundenbeziehungen. Mit unserer Software können Sie leicht zeitgesteuerte E-Mail-Kampagnen erstellen, die Ihrer Zielgruppe zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen liefern. Ob es sich um Erinnerungen an ein bevorstehendes Webinar oder um die Vorstellung neuer Produkte handelt, unser Tool stellt sicher, dass Ihre Botschaft im richtigen Moment ankommt.
Was sind zeitgesteuerte E-Mail-Kampagnen?
Zeitgesteuerte E-Mail-Kampagnen sind ein effektives Werkzeug, das in unserer Software integriert ist und Ihnen die Möglichkeit bietet, Ihre Kommunikation auf die nächste Ebene zu heben. Aber was genau bedeutet das?
Das Prinzip ist denkbar einfach, doch die Auswirkungen können enorm sein. Eine zeitgesteuerte E-Mail-Kampagne beginnt mit der Anlage einer Briefgruppe. In dieser ersten Konfigurationsphase definieren Sie, wer die E-Mails Ihrer Briefgruppe erhalten soll. Sie haben die volle Kontrolle und Flexibilität über die Empfängerauswahl. Ob es sich um bestimmte Kunden, alle Kunden, ausgewählte Partner oder alle Partner handelt, Sie haben die Wahl. Sie können sogar festlegen, dass nur Interessenten Ihre E-Mails erhalten. Die Einstellungen sind an Ihre spezifischen Anforderungen anpassbar.
Im nächsten Schritt fügen Sie Ihrer Briefgruppe die einzelnen Briefe hinzu. Doch es geht nicht nur darum, wer diese E-Mails erhält – sondern auch wann. Jeder Brief in Ihrer Gruppe kann so konfiguriert werden, dass er zu einem bestimmten Zeitpunkt versendet wird. Sie können feste Termine und Uhrzeiten festlegen, zum Beispiel „Sonntag, der 3., um 15 Uhr“. Noch spannender wird es jedoch, wenn Sie Termine abhängig von bestimmten Aktionen festlegen. Wie wäre es zum Beispiel mit einer E-Mail, die genau einen Tag nach der Registrierung eines neuen Kunden verschickt wird?
Zeitgesteuerte E-Mail-Kampagnen sind ein dynamisches und flexibles Werkzeug, das es Ihnen ermöglicht, Ihren Kunden, Partnern und Interessenten stets die richtige Botschaft zur richtigen Zeit zu übermitteln. In den folgenden Abschnitten werden wir tiefer in das Thema eintauchen und Ihnen zeigen, wie Sie dieses leistungsstarke Werkzeug optimal nutzen können.
Wie erstelle ich eine Briefgruppe?
Die Erstellung einer Briefgruppe mag auf den ersten Blick etwas komplex erscheinen, aber wir versichern Ihnen, es ist einfacher, als es aussieht. In diesem Abschnitt führen wir Sie Schritt für Schitt durch den Prozess.
1. Zugang zur Funktion: Melden Sie sich in unserer Software an und navigieren Sie zur Seite „Assistent“, dann „Newsletter“ und schließlich „Versand nach Zeitplan“. Hier werden Ihnen zwei Tabellen angezeigt.
2. Erstellung einer neuen Briefgruppe: In der oberen Tabelle haben Sie die Möglichkeit, neue Briefgruppen zu erstellen. Klicken Sie auf „Neu“ und geben Sie Ihrer Briefgruppe einen Namen, der ihre Funktion beschreibt, z.B. „Mitteilung für Webinar am Sonntag“ oder „Nachrichten an neu registrierte Kunden“. Im Feld „Beschreibung“ können Sie weitere Details zu Ihrer Briefgruppe hinzufügen.
3. Festlegen des Briefgruppentyps: Nun können Sie den Typ Ihrer Briefgruppe auswählen. Bei „Abstand in Tagen“ wird jede E-Mail nach der Anzahl der Tage seit der Registrierung des Empfängers versendet. Bei „Versand nach Zeit“ werden die E-Mails zu festgelegten Zeiten verschickt. Dies ist ideal für Veranstaltungen mit festen Terminen, wie z.B. ein Webinar oder Feiertags-E-Mails.
4. Auswahl der Empfänger: Nachdem Sie Ihre Briefgruppe gespeichert haben, können Sie die Empfänger auswählen. Klicken Sie auf das Icon mit dem „Männchen“, um die Empfänger auszuwählen. Nun werden Ihnen verschiedene Adressengruppen angezeigt. Sie können aus Vertriebspartnern, Kunden, Interessenten und Newsletter-Abonnenten auswählen.
5. Weitere Filteroptionen: Nachdem Sie die Adressengruppe ausgewählt haben, können Sie weitere Filter setzen, um die Empfänger genauer festzulegen. Sie können eine spezifische Kontaktgruppe auswählen oder den Filter auf alle setzen. Sie können auch filtern, ob nur Newsletter-Abonnenten die E-Mails erhalten sollen.
6. Automatisches Hinzufügen neuer Empfänger: Damit neue Kontakte, die Ihren Filterkriterien entsprechen, automatisch hinzugefügt werden, aktivieren Sie die Option „Automatisch neu hinzufügen“.
7. Auswahl der Empfänger für den Versand: Schließlich können Sie aus Ihrer gefilterten Liste einzelne Empfänger auswählen und zur Briefgruppe hinzufügen. Wenn Sie möchten, dass nur neue Kontakte und nicht die bereits existierenden in Ihrer Datenbank die E-Mails erhalten, fügen Sie die existierenden Kontakte nicht zur Briefgruppe hinzu.
Voilà! Sie haben nun Ihre erste Briefgruppe erstellt und konfiguriert. Diese Briefgruppe kann nun verwendet werden, um zeitgesteuerte E-Mails an die ausgewählten Empfänger zu senden. Im nächsten Abschnitt werden wir sehen, wie Sie diese Briefgruppe mit individuellen Briefen füllen können.
Wie füge ich Briefe zu meiner Gruppe hinzu und plane sie?
Um Briefe zu Ihrer Briefgruppe hinzuzufügen und zu planen, führen Sie folgende Schritte aus:
1. Wählen Sie in der Tabelle die Zeile mit der Briefgruppe aus, die Sie weiter bearbeiten möchten. Darunter sehen Sie alle Briefe, die bereits für diese Gruppe erstellt wurden.
2. Klicken Sie auf „Neu“, um einen neuen Brief für diese Gruppe zu erstellen. Hier müssen Sie den Namen des Briefs, eine Beschreibung und die Reihenfolge eingeben. Die Reihenfolge bestimmt, in welcher Abfolge die Briefe versendet werden, beginnend mit der „1“ für den ersten Brief.
3. Legen Sie dann den „Abstand in Tagen“ fest. Bei einer Briefgruppe, die mit Abständen statt festen Terminen arbeitet, bestimmt dieser Wert, wann nach der Registrierung eines Kunden der Brief verschickt wird. Ein Wert von „0“ bedeutet, dass der Brief am Tag der Registrierung verschickt wird.
4. Legen Sie die Uhrzeit für den Versandbeginn fest. Da die Kunden sich zu jeder Uhrzeit registrieren können und der Tag um 0 Uhr beginnt, bestimmt dieser Wert, ab welcher Uhrzeit der Versand beginnen darf. Beispielsweise könnten Sie festlegen, dass der Versand erst ab 8 Uhr morgens beginnt, um zu vermeiden, dass Kunden nachts E-Mails erhalten.
5. Klicken Sie auf „Speichern“, um den Brief zu definieren.
6. Klicken Sie anschließend auf das Zahnrad-Symbol auf der rechten Seite der Tabelle, um den Inhalt des Briefes festzulegen. Falls Sie bereits Vorlagen vorbereitet haben, können Sie eine davon auswählen. Ansonsten können Sie den Betreff und den Text des Briefes manuell eingeben.
7. Sie können auch Platzhalter verwenden, um die Kunden persönlich anzusprechen oder bestimmte Informationen wie die Partner-ID einzufügen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie Interessenten anschreiben, die von anderen Partnern geworben wurden.
8. Nachdem Sie den Inhalt des Briefes eingegeben haben, klicken Sie auf „Speichern“.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden weiteren Brief, den Sie zur Gruppe hinzufügen möchten. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Briefe, die Sie zu einer Gruppe hinzufügen können. In der Praxis erstellen die Benutzer jedoch normalerweise zwischen einem und zehn Briefe pro Briefaktion.
Anwendungsbeispiele
1. Seminarteilnehmer informieren:
Stellen Sie sich vor, Sie betreiben eine Online-Akademie und planen ein Seminar über „Erfolgreiche Marketing-Strategien im Digitalen Zeitalter“. Das Seminar ist für den 20. August festgelegt. Jeder, der sich für das Seminar registriert, wird automatisch Teil der Briefgruppe „Seminar-Teilnehmer“.
Sie erstellen drei Briefe für diese Gruppe:
- Der erste Brief (Tag 0) begrüßt den Teilnehmer, bestätigt seine Anmeldung und gibt einen Überblick über das, was im Seminar behandelt wird. Zusätzlich enthält er Informationen zu den technischen Anforderungen und wie sich der Teilnehmer auf das Seminar vorbereiten kann.
- Der zweite Brief (Tag -3, also drei Tage vor dem Seminar) enthält eine Erinnerung an das bevorstehende Seminar, bietet detailliertere Informationen zum Seminarablauf und stellt die Seminarleiter vor.
- Der dritte Brief (Tag 1, also einen Tag nach dem Seminar) enthält eine Nachbereitung des Seminars, einschließlich einer Zusammenfassung der behandelten Themen, weiterführende Materialien und einen Feedback-Fragebogen.
2. Neue Kunden informieren
Sie haben ein Unternehmen, das hochwertige Tee-Produkte online verkauft. Jeder neue Kunde, der sich auf Ihrer Website registriert, wird automatisch zur Briefgruppe „Neue Kunden“ hinzugefügt.
Für diese Gruppe erstellen Sie drei Briefe:
- Der erste Brief (Tag 0) begrüßt den neuen Kunden, bestätigt seine Registrierung und bietet eine kurze Einführung in Ihr Produktangebot. Sie könnten auch einen Willkommensrabatt anbieten, um den ersten Einkauf zu fördern.
- Der zweite Brief (Tag 3) könnte detailliertere Informationen über Ihre beliebtesten Tee-Sorten enthalten, einschließlich deren Herkunft, Geschmack und Zubereitungstipps.
- Der dritte Brief (Tag 6) könnte ein spezielles Angebot für einen Ihrer Premium-Tees beinhalten, zusammen mit Geschichten von zufriedenen Kunden, die diesen Tee bereits genossen haben. Sie könnten auch ein kleines Geschenk anbieten, wenn der Kunde innerhalb der nächsten Woche eine Bestellung aufgibt.
In beiden Beispielen helfen Sie, die Beziehung zu den Personen in der jeweiligen Briefgruppe zu pflegen und zu vertiefen, indem Sie relevante und zeitgerechte Informationen senden.
